Tratamiento de la Información
Política de Tratamiento de la Información
Sociedad Portuaria Puerto Bahía S.A. informa a todos clientes, proveedores, contratistas, terceros y empleados (Incluyendo aquellos que aspiran a serlo), en adelante grupo de interés, la Política de Tratamiento de la Información en virtud del Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013:
La presente Política de Tratamiento de la Información establece los términos y condiciones en virtud de los cuales Sociedad Portuaria Puerto Bahía S.A. (En adelante Puerto Bahía) con domicilio en Barú Calle 7 Cra 5 – 608 Sector “La Pulga” Cartagena / Bolívar, Teléfono: (57) (5) 6640104, realizará el tratamiento de datos personales de su grupo de interés.
1. Tratamiento y Finalidad
Puerto Bahía en el desarrollo de sus actividades comerciales, de operación y administración de la instalación portuaria, realiza tratamiento de datos personales frente a la información que recolecta de sus clientes, proveedores, contratistas, terceros y empleados (Incluyendo aquellos que aspiran a serlo), que le suministran información personal. Dicho Tratamiento lo realiza para el cumplimiento de las siguientes actividades:
Diseñar y ejecutar actividades de mercadeo, fidelización de clientes y otros eventos relacionados con estrategias comerciales.
Almacenar y gestionar la base de datos de registro de proveedores, clientes o terceros.
Realizar estudios de seguridad en búsqueda de establecer prácticas de seguridad eficaces que optimicen el rendimiento de la cadena de suministro y mitiguen el riesgo de pérdida, robo, tráfico ilícito de drogas y paso de contrabando donde pudiese introducir elementos peligrosos o instrumentos terroristas a la cadena de suministro internacional.
Administrar y gestionar la base de datos de los trabajadores para darle cumplimiento a las disposiciones mercantiles, laborales, contables y tributarias y realizar actividades de desarrollo profesional y gestión humana, incluyendo procesos de selección de personal.
Enviar comunicaciones, noticias, y otros informes de Puerto Bahía.
Conocer el grado de satisfacción del cliente u otras encuestas a asociados de negocios de Puerto Bahía.
Creación de usuarios en aplicativos.
Procesos de selección y manejo de hojas de vida.
Transferir o transmitir a terceros los datos personales, dentro del marco de protección de datos personales, para realizar actividades puntuales que serán oportunamente informadas al Titular en su momento.
Otras finalidades que se deriven de las anteriores o que se generen, previa información al Titular, en el curso ordinario de las actividades de Puerto Bahía.
2. Derechos del Titular
Como titular de sus datos personales Usted, sus causahabientes, o su apoderado tiene derecho a:
Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a Puerto Bahía que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que Puerto Bahía en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Presentar todas las solicitudes, consultas, peticiones y reclamos sobre el uso de la información entregada a Puerto Bahía al correo electrónico servicioalcliente@puertobahia.com.co o a la dirección de las oficinas, como bien lo considere.
3. Procesos Responsables
Los procesos responsables de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización son:
Gestión Comercial
Datos de clientes, datos de contactos comerciales y clientes potenciales
Gestión de Operaciones – Documentación
Datos recolectados en la inscripción del cliente o terceros para la operación portuaria
Gestión de Compras y Contratos
Datos recolectados en la inscripción del proveedor o contratistas para la operación portuaria
Gestión Financiera
Datos financieros de los grupos de interés.
Gestión Humana
Datos de los aspirantes a cargos y trabajadores de la organización.
Gestión Protección
Datos para el estudio de seguridad y para acceso de las personas a la instalación portuaria.
Gestión SST
Datos de trabajadores relacionados con el cumplimiento del sistema de gestión del SST
Gestión TI
Datos personales de los usuarios de los sistemas y aplicativos.
Gestión Legal
Datos de Clientes, Proveedores, Contratistas, Empleados y otras Partes Interesadas; en materia legal.
Gestión de Auditoría Interna
Validación de datos suministrados por parte de los Clientes, Proveedores, Contratistas, Empleados, y otras Partes Interesadas.
4. Procedimientos
Con el fin de que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, el área de Servicio al Cliente garantizará que los derechos solicitados, se ejecuten y respondan en los tiempos estipulados por la ley.
Los titulares o aquellos quienes estén autorizados o legitimados para ello, podrán elevar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos administradas por Puerto Bahía por medio del correo electrónico servicioalcliente@puertobahia.com.co
4.1. Conocer los datos personales
El Titular o aquellos quienes estén autorizados o legitimados para ello, podrán consultar la información personal que repose en la base de datos de Puerto Bahía. Para lo anterior, deberán presentar al momento de la solicitud los respectivos documentos que acrediten la legitimación para el ejercicio del derecho.
Puerto Bahía atenderá en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, enviando comunicación escrita a la dirección registrada en el formulario de consulta o por correo electrónico.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, Puerto Bahía informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Ley 1581 de 2012 – artículo 14. consultas).
Se podrá la realizar solicitud a través de la página web http://www.puertobahia.com.co/, por el correo servicioalcliente@puertobahia.com.co o por solicitud formal en la recepción de Puerto Bahía.
4.2. Actualizar y/o rectificar los datos
Puerto Bahía actualizará la base de datos e incluirá las modificaciones de los datos personales suministrados por el Titular (debidamente autorizado), cuando éste así lo solicite o Puerto Bahía tenga conocimiento de información nueva o actual.
El Titular, o aquellos quienes estén autorizados o legitimados para ello, podrán actualizar o rectificar la información personal que repose en la base de datos de Puerto Bahía. Para lo anterior deberán presentar al momento de la solicitud los respectivos documentos que acrediten la legitimación para el ejercicio del derecho.
Se podrá la realizar solicitud a través de la página web http://www.puertobahia.com.co/, por el correo servicioalcliente@puertobahia.com.co o por solicitud formal en la recepción de Puerto Bahía.
4.3. Suprimir los datos y/o revocar autorización
El Titular, o aquellos quienes estén autorizados o legitimados para ello, podrán solicitar la supresión de los datos y/o revocar la autorización que repose en Puerto Bahía. Para lo anterior, deberán presentar al momento de la solicitud los respectivos documentos que acrediten la legitimación para el ejercicio del derecho.
Se podrá la realizar solicitud a través de la página web http://www.puertobahia.com.co/, por el correo servicioalcliente@puertobahia.com.co o por solicitud formal en la recepción de Puerto Bahía.
La solicitud de supresión de datos y/o revocación de autorización procederá cuando se advierta que no se ha respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y sólo cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
La solicitud de supresión de datos y/o revocación de autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Los datos serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
5. Vigencia
La fecha de entrada en vigencia de la Política es el día 24 de mayo del 2016.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará por vía de correo electrónico a los Titulares o por cualquier otro medio disponible.